Secrétaire Assistant(e)

Formation de secrétaire assistant(e)
Titre professionnel du Ministère du Travail – Niveau 4 (anciennement IV)

L’emploi type visé

Le (la) Secrétaire Assistant(e) est employé(e) dans les entreprises de toutes tailles et toutes activités économiques, du secteur privé, public ou associatif.

• Il (elle) prend en charge les travaux administratifs et la logistique du service
• Il (elle) est le relais de l’information, à l’interne et à l’externe
• Il (elle) assure la coordination et l’organisation au sein de son service
• Il (elle) valorise l’image de marque de l’entreprise
• Dans une PME ou TPE, il (elle) assure, directement avec son responsable hiérarchique, le suivi des opérations liées aux aspects commerciaux, administratifs et au personnel

Ses principales missions

• L’accueil des visiteurs, les communications téléphoniques, le traitement du courrier, la duplication et la sauvegarde des données
• Les travaux administratifs et le secrétariat de l’entreprise ou du service en utilisant de façon permanente les logiciels de bureautique et de communication : traitement de textes, tableur, pré-AO, gestion du temps, messagerie…
• Le traitement et le suivi des relations commerciales ainsi que le règlement de problèmes liés à des dysfonctionnements afférents
• La gestion des ressources matérielles courantes du service ou de l’entreprise
• Le suivi administratif du personnel.

L’essentiel de ses activités s’effectue à l’aide de l’outil informatique.
Il (elle) est l’interface de partenaires internes : responsable, autres salariés, administrateurs ou partenaires externes : clients, fournisseurs, organismes sociaux, expert comptable, etc.

Qualités ou aptitudes requises pour le poste de Secrétaire Assistant(e)

• Sens de l’organisation, méthode, rigueur
• Adaptation, réactivité
• Capacités relationnelles, discrétion

Contenus de la Formation

1. Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants à l’aide des applications bureautiques : traitement de textes, tableur, pré-AO
• Communiquer des informations par écrit à l’aide d’outils numériques, messagerie, navigation…
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités d’une équipe à l’aide d’application de gestion du temps.

2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

• Assurer l’administration des achats et des ventes ; Maîtriser un Logiciel de gestion commerciale
• Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnel (absences, congés, formalités d’embauche et de fin de contrat)