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Organisme de formation professionnelle continue depuis 1986
Spécialiste du secteur tertiaire

Secrétaire Assistant(e)

Formation de secrétaire assistant(e)
Titre professionnel du Ministère du Travail – Niveau IV

L’emploi type visé

Le (la) Secrétaire Assistant(e) est employé(e) dans les entreprises de toutes tailles et toutes activités économiques, du secteur privé, public ou associatif.

  • Il (elle) prend en charge les travaux administratifs et la logistique du service
  • Il (elle) est le relais de l’information, à l’interne et à l’externe
  • Il (elle) assure la coordination et l’organisation au sein de son service
  • Il (elle) valorise l’image de marque de l’entreprise
  • Dans une PME ou TPE, il (elle) assure, directement avec son responsable hiérarchique, le suivi des opérations liées aux aspects commerciaux, administratifs et au personnel

Ses principales missions

  • L’accueil des visiteurs, les communications téléphoniques, le traitement du courrier, la duplication et la sauvegarde des données
  • Les travaux administratifs et le secrétariat de l’entreprise ou du service en utilisant de façon permanente les logiciels de bureautique et de communication : traitement de textes, tableur, pré-AO, gestion du temps, messagerie…
  • Le traitement et le suivi des relations commerciales ainsi que le règlement de problèmes liés à des dysfonctionnements afférents
  • La gestion des ressources matérielles courantes du service ou de l’entreprise
  • Le suivi administratif du personnel, la préparation des payes

L’essentiel de ses activités s’effectue à l’aide de l’outil informatique.
Il (elle) est l’interface de partenaires internes : responsable, autres salariés, administrateurs ou partenaires externes : clients, fournisseurs, organismes sociaux, expert comptable, etc.

Qualités ou aptitudes requises pour le poste de Secrétaire Assistant(e)

  • Sens de l’organisation, méthode, rigueur
  • Adaptation, réactivité
  • Capacités relationnelles, discrétion

Contenus de la Formation

1. Assurer les travaux de Secrétariat et de Bureautique, assister une équipe

  • Assurer le fonctionnement de son poste bureautique 
  • Produire tout document à l’aide des applications bureautiques : traitement de textes, tableur, gestion du temps, pré-AO, messagerie 
  • Assurer la recherche et la transmission d’informations utiles à l’activité du service et de la structure à l’aide des outils numériques, navigation, recherches avancées…
  • Organiser le classement et l’archivage des informations matérielles et virtuelles
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’entreprise ; bases de l’accueil en anglais
  • Rédiger et présenter des écrits professionnels avec ou sans consignes : courriers, mails, messages, flyers…
  • Coordonner le planning d’activités d’une équipe, gérer des agendas
  • Gérer les ressources matérielles courantes du service ou de l’entreprise, suivre les stocks
  • Préparer et organiser déplacements, réunions, événements, manifestations commerciales

2. Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l’entreprise ( commerciale et Ressources Humaines)

  • Assurer le suivi des opérations commerciales achats ventes
  • Régler les premiers niveaux de dysfonctionnement administratifs ou commerciaux. Maîtriser un Logiciel de gestion commerciale
  • Assurer le suivi administratif du personnel, traiter les absences, les congés, les formalités d’embauche et de fin de contrat, la formation continue ; préparer le calcul des payes
  • Établir ou actualiser des tableaux de suivi et des statistiques liés à l’activité du service (commercial/ Ressources Humaines) ou de l’entreprise pour faciliter les prises de décision des responsables

Validation des Acquis par l’Expérience

Possibilité de valider le titre Secrétaire Assistante dans le cadre de la VAE.