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Organisme de formation professionnelle continue depuis 1986
Spécialiste du secteur tertiaire

Employé(e) administratif(ve) et d’accueil

Formation d’Employé(e) administratif(ve) et d’accueil
Titre professionnel du Ministère du Travail – Niveau V

L’emploi type visé

L’employé(e) administratif(ve) et d’accueil assure un ensemble de tâches administratives à caractère technique, organisationnel et relationnel dans le cadre du fonctionnement courant de tout type d’organisation.

Dans le respect des consignes et en prenant en compte le contexte d’exercice de l’emploi :

    • L’employé(e) administratif(ve) retranscrit, complète, met en forme des écrits professionnels courants, saisit, contrôle et actualise tout type de données chiffrées ou non.
    • Il ou elle participe au suivi des ressources matérielles selon l’organisation de la structure, assure des travaux de reprographie et de numérisation de documents, participe au classement et à l’archivage physique et numérique pour la conservation et la traçabilité des informations en respectant les procédures en vigueur.
    • En conciliant le respect des valeurs de la structure et la satisfaction de l’interlocuteur, l’employé(e) accueille les visiteurs, les oriente de manière adéquate, les renseigne ou prend les messages et effectue des recherches d’information et réservations en fonction des demandes.
    • Il ou elle traite les appels téléphoniques entrants, transmet les messages aux interlocuteurs concernés, et effectue des appels sortants sur demande, assure la réception, la diffusion et l’expédition du courrier de la structure

L’employé(e) administratif(ve) et d’accueil exerce son activité sous la responsabilité directe d’un hiérarchique et en relation avec les différents services internes et les partenaires externes. Il (elle) organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données et avec réactivité. Il (elle) veille à assurer un environnement d’accueil conforme à la culture de l’entreprise.

Ses principales missions

      • Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d’une structure
      • Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l’information

L’essentiel de ses activités s’effectue à l’aide de l’outil informatique.
Il (elle) est l’interface de partenaires internes : responsable, autres salariés ou partenaires externes : clients, fournisseurs, etc…

Qualités ou aptitudes requises pour le poste d’Employé(e) administratif(ve) et d’accueil

      • Sens de l’organisation, méthode, rigueur
      • Bonne expression orale et écrite
      • Adaptation, réactivité
      • Capacités relationnelles, discrétion

Contenus de la Formation

1. Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d’une structure

      • Compléter et mettre en forme des écrits professionnels courants
      • Saisir, actualiser et contrôler des données liées à son activité
      • Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables
      • Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation

2. Accueillir et renseigner les interlocuteurs, contribuer à la diffusion de l’information

      • Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l’accueil
      • Traiter les appels téléphoniques, prendre des messages, tenir à jour les agendas.
      • Rechercher et transmettre des informations à partir d’une demande
      • Traiter le courrier entrant et sortant

Validation des Acquis par l’Expérience

Possibilité de valider le titre d’Employé(e) administratif(ve) et d’accueil dans le cadre de la VAE.